公司年會(huì)策劃如何才能精彩
針對(duì)年會(huì)策劃，我并沒(méi)有在網(wǎng)上找到很好的參考文章，正好自己這段時(shí)間也在籌備年會(huì)，于是就寫(xiě)了這篇文章。在我看來(lái)，要辦一場(chǎng)精彩的年會(huì)，前提是先要保證辦一場(chǎng)順利的年會(huì)，所謂的精彩不過(guò)是各個(gè)環(huán)節(jié)的錦上添花而已。十堰金百年活動(dòng)策劃公司http://m.yyy2.com.cn
不少企業(yè)年會(huì)以HR和行政為主籌辦，但作為企業(yè)品牌活動(dòng)，市場(chǎng)和品牌部門要以主動(dòng)的姿態(tài)參與進(jìn)去，發(fā)揮自己的職能特長(zhǎng)。
一、年會(huì)策劃書(shū)的擬定
年會(huì)的啟動(dòng)一般是以提交年會(huì)策劃書(shū)給管理層開(kāi)始的，啟動(dòng)時(shí)間不晚于春節(jié)前2個(gè)月，否則各項(xiàng)環(huán)節(jié)執(zhí)行不過(guò)來(lái)。
一份年會(huì)策劃書(shū)需要包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式等基本內(nèi)容，還應(yīng)該著重闡釋創(chuàng)意要點(diǎn)及費(fèi)用預(yù)算，并要給領(lǐng)導(dǎo)提供多種選擇和參考的基礎(chǔ)支撐，充分預(yù)留溝通時(shí)間，直到所有意見(jiàn)達(dá)成一致。
起草策劃書(shū)的人，要充分熟悉活動(dòng)的整個(gè)流程，相當(dāng)于總導(dǎo)演。策劃書(shū)做得越明確，后續(xù)工作的開(kāi)展落地越輕松，預(yù)算也會(huì)保證到位。如果策劃書(shū)做得不完整，后期臨時(shí)增加項(xiàng)目，超出預(yù)算的部分是一個(gè)困難的事。那么一開(kāi)始把預(yù)算做得足夠高，后面不就有發(fā)揮空間了嗎，也不是，高預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)不一定會(huì)批準(zhǔn)；其次，預(yù)算是要具體項(xiàng)目支撐的，如果不能夠?qū)嵤虑笫牵彩悄芰Σ蛔愕谋憩F(xiàn)。
一旦年會(huì)策劃書(shū)的框架確定并批準(zhǔn)，就可以開(kāi)展具體工作，第一項(xiàng)就是建立組織架構(gòu)和分配任務(wù)。
二、年會(huì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立
年會(huì)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，單純靠幾個(gè)人和某一部門的能力是不夠的，需要在全公司擇優(yōu)招募，選擇一些帶有職能性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)力的個(gè)人來(lái)參與，比如說(shuō)HR部門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)各部門出節(jié)目就比較有優(yōu)勢(shì)；公關(guān)部門適合現(xiàn)場(chǎng)接待；行政部門適合后勤保障。
年會(huì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以簡(jiǎn)單的分為導(dǎo)演組、節(jié)目組、文案策劃組、后勤保障組、現(xiàn)場(chǎng)支持組、設(shè)計(jì)組、機(jī)動(dòng)組等幾個(gè)板塊。
導(dǎo)演組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌審核各部門工作和制定流程單。
節(jié)目組負(fù)責(zé)征集、審核節(jié)目和主持人選拔。
文案策劃組負(fù)責(zé)創(chuàng)意、文字內(nèi)容。
后勤保障組負(fù)責(zé)餐飲、場(chǎng)地、通勤、禮品、酒水、道具、安全等支持。
現(xiàn)場(chǎng)支持組負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)指引、簽到、禮儀等。
設(shè)計(jì)組負(fù)責(zé)全流程視覺(jué)呈現(xiàn)。
機(jī)動(dòng)組負(fù)責(zé)臨時(shí)出現(xiàn)的現(xiàn)場(chǎng)的任務(wù)。
經(jīng)過(guò)人員的選拔和任務(wù)的分配，就可以組織召開(kāi)籌備會(huì)議，會(huì)議需要執(zhí)行總導(dǎo)演分配的時(shí)間推進(jìn)表，還要建立統(tǒng)一的溝通平臺(tái)，如微信群、釘釘群等。
時(shí)間推進(jìn)表是依據(jù)每個(gè)板塊的細(xì)化工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度表，可以明確到個(gè)人，以督促項(xiàng)目的進(jìn)行。梳理時(shí)間表是一個(gè)細(xì)致的過(guò)程，需要兼顧到每個(gè)實(shí)際需要的項(xiàng)目，并設(shè)定完成期限。管理時(shí)間推進(jìn)表可以保證各個(gè)板塊在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對(duì)應(yīng)的工作準(zhǔn)備。
三、年會(huì)創(chuàng)意的實(shí)現(xiàn)
如何辦出一場(chǎng)精彩的年會(huì)，創(chuàng)意是關(guān)鍵。
這個(gè)創(chuàng)意的構(gòu)思需要密切圍繞參加年會(huì)的觀眾來(lái)進(jìn)行。對(duì)于年會(huì)觀眾來(lái)說(shuō)，有幾點(diǎn)是非常重要的，熱鬧、逼格、禮品、紅包、獎(jiǎng)品、榮譽(yù)、互動(dòng)，這些一個(gè)都不能少。圍繞這幾點(diǎn)如果預(yù)算充足，能做多好就做多好；如果預(yù)算不充分，這幾樣也不能少。
要說(shuō)學(xué)習(xí)的榜樣，最好的就是春晚，其次是BAT的年會(huì)，網(wǎng)上能搜出不少他們的報(bào)道，積極借鑒和參考都是有價(jià)值的。
1、主題確定：可以圍繞企業(yè)文化、企業(yè)目標(biāo)、諧音成語(yǔ)、大事件、成立時(shí)間等角度來(lái)構(gòu)思，字?jǐn)?shù)不要太多，要朗朗上口。比如春晚都是以生肖形象作為主題logo，新浪今年20周年slogan“大浪逐新，與時(shí)代同行”，阿里18周年年會(huì)“ONE”。這個(gè)上網(wǎng)能搜到很多，稍微借鑒一下就可以，實(shí)在想不出好的，直接寫(xiě)成“奔向2019”也是可以的。
2、年會(huì)形式：如果公司的人不多，能夠采取的方式就很靈活，旅游、出國(guó)、團(tuán)建這些形式都可以采納，也會(huì)給員工留下深刻印象，我們行業(yè)內(nèi)有幾家企業(yè)，人少錢多，每年底都組織全員出國(guó)旅游，羨煞旁人?？梢坏﹨⒓尤藬?shù)上了百人，能夠操作的形式就不多，基本都是集中在某一場(chǎng)地，要么拓展、要么運(yùn)動(dòng)會(huì)，或者直接是晚宴。
3、聲光影：要想年會(huì)有逼格，聲光影是少不了。LED大屏一搭，桁架一升，燈光亮起，再配合出彩的KV設(shè)計(jì)，在現(xiàn)場(chǎng)裝點(diǎn)一些氣氛用品，就有十足的氣場(chǎng)了。年會(huì)入場(chǎng)，在公司內(nèi)部可以采集一些祝福視頻、賀年短片，在現(xiàn)場(chǎng)預(yù)熱期播放能吸引眼球的。開(kāi)場(chǎng)一個(gè)震撼視頻，加上照片直播、視頻直播，這些形式都能夠提升氛圍。
4、節(jié)目：節(jié)目的編排要合乎邏輯，遵循開(kāi)場(chǎng)震撼，后續(xù)高潮迭起的演繹形式。要想吸引人，無(wú)外乎這幾點(diǎn)，美女表演、特技表演、搞笑表演、小孩表演、老板表演。主持人最好不要照稿子念，偶爾皮一下，多一些臺(tái)下互動(dòng)?？傊?，多一些儀式感，比如頒獎(jiǎng)、切蛋糕、大合影、盛裝等。
5、互動(dòng)：互動(dòng)多才能夠提升員工的體驗(yàn)感。比如年會(huì)邀請(qǐng)函用H5發(fā)布、現(xiàn)場(chǎng)公司吉祥物合影、年會(huì)主題的裝置藝術(shù)、微信打印照片、抓娃娃機(jī)、現(xiàn)場(chǎng)DIY、豐富的禮品、大屏幕微信上墻、紅包雨、霸屏模式、VR應(yīng)用、現(xiàn)場(chǎng)KTV等等一些會(huì)展科技的靈活運(yùn)用，會(huì)讓員工獲得足夠的社交貨幣，使得他們?cè)敢鈪⑴c和分享照片，獲得更多人的點(diǎn)贊和關(guān)注。
四、供應(yīng)商及物料的管理
一場(chǎng)完美的年會(huì)，需要第三方供應(yīng)商的支持。場(chǎng)地、餐飲等需要實(shí)地考察，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)商一定要選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、經(jīng)常做大活動(dòng)的文化公司，禮品的選擇需要提前購(gòu)買樣品做考察。以上的項(xiàng)目要多考察幾家，與同行了解評(píng)價(jià)，綜合對(duì)比。
年會(huì)涉及到的物料在質(zhì)量上均需要嚴(yán)格把控，做到足夠好，體現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工的犒賞意義。比如入場(chǎng)的茶歇食品、購(gòu)買的禮品、觀看節(jié)目期間桌上的餐點(diǎn)，畢竟服務(wù)的對(duì)象都如同自己的家人一樣。
五、現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)演
現(xiàn)場(chǎng)是最檢驗(yàn)策劃和控制能力的戰(zhàn)場(chǎng)。
流程單則是整場(chǎng)活動(dòng)的靈魂，一份好的流程單基本確定了活動(dòng)的成功程度。流程單要充分體現(xiàn)活動(dòng)的完整性與合理性，按著時(shí)間順序，從入場(chǎng)到結(jié)束，觀眾目光所及的一切都應(yīng)該計(jì)劃進(jìn)去?？倢?dǎo)演要完整模擬整個(gè)過(guò)程的過(guò)程，并校正修改，最好在制作完成后供給領(lǐng)導(dǎo)審閱，看是否會(huì)臨時(shí)增加內(nèi)容。
彩排是必要的一環(huán)，盡量爭(zhēng)取到更多的時(shí)間，把核心部分完整的訓(xùn)練幾遍，糾正一些不良因素。
現(xiàn)場(chǎng)的核心是供應(yīng)商控制和主持人控制，分別要對(duì)接到導(dǎo)演組不同的人，以保證舞臺(tái)背景和主持內(nèi)容協(xié)調(diào)一致，還要能夠留出臨時(shí)調(diào)整的空間，防止突發(fā)事件的插入。還應(yīng)該設(shè)置控制時(shí)間的負(fù)責(zé)人，保證流程單控制下的穩(wěn)定進(jìn)行。現(xiàn)場(chǎng)的機(jī)動(dòng)人員要隨時(shí)待命，防止突發(fā)事件的發(fā)生，比如話筒被演員拿走了、道具摔倒了、電腦失靈等。
六、清場(chǎng)及總結(jié)
激情褪去，大家盡興而歸，作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，看到整場(chǎng)活動(dòng)順利地完成，懸起的心總算是松下一口氣。但這還沒(méi)完，還有一些事情需要盡快進(jìn)行，如現(xiàn)場(chǎng)的物資清理，與場(chǎng)地方的資金交割，對(duì)供應(yīng)商的支持表示感謝，對(duì)年會(huì)團(tuán)隊(duì)的鼓勵(lì)和激勵(lì)等。
